Chuẩn bị giỗ họ: lịch việc từ ba tháng trước, ban tổ chức và bảng phân công

Chuẩn bị một buổi giỗ họ chu đáo thường bắt đầu từ hai đến ba tháng trước ngày giỗ: họp định ngày và quy mô, lập ban tổ chức, chia việc cho các chi, dự trù kinh phí, báo tin cho con cháu, rồi dọn nhà thờ và bày lễ trong tuần cuối. Họ đông vài trăm người cần lịch việc chi tiết; họ ít người làm gọn hơn, nhưng các bước chính vẫn giống nhau.

Bài này dành cho người vừa được họ giao lo giỗ: trưởng họ mới, trưởng chi năm đăng cai, người được cử làm thủ quỹ hay lo hậu cần. Phần lễ nghi và mâm lễ có bài riêng; ở đây chỉ bàn phần tổ chức: ai làm gì, làm khi nào, giữ sổ ra sao để năm sau người khác làm tiếp được.

Ai đứng ra lo giỗ họ

Trưởng họ hoặc trưởng tộc. Ở phần lớn các họ, trưởng họ là người chủ trì, đứng lễ hoặc cử người đứng lễ, và chịu trách nhiệm chung. Trưởng họ có thể là người thuộc dòng trưởng theo tập quán, hoặc người được họ bầu ra vì có uy tín và thời gian.

Hội đồng gia tộc hoặc ban liên lạc họ. Nhiều họ hiện nay có một nhóm vài người đại diện các chi, cùng trưởng họ bàn và quyết các việc lớn. Nhóm này thường là xương sống của ban tổ chức giỗ.

Chi đăng cai theo lượt. Có họ cho các chi luân phiên đăng cai mỗi năm. Chi đăng cai lo phần hậu cần và đón khách, còn phần lễ vẫn do trưởng họ đứng. Cách này chia đều công sức, nhưng cần một cuốn sổ ghi rõ năm nào chi nào và bàn giao những gì.

Ban tổ chức cho riêng năm đó. Với lễ lớn như giỗ chẵn năm hay khánh thành nhà thờ, nhiều họ lập ban tổ chức riêng, có trưởng ban, phó ban và các tiểu ban. Ban giải tán sau khi tổng kết và bàn giao sổ sách.

Một nguyên tắc chung. Dù họ chọn cách nào, nên có một người duy nhất chịu trách nhiệm cuối cùng cho từng phần việc. Khi việc gì cũng "cả họ cùng lo" thì đến hôm giỗ thường thiếu đúng thứ không ai nhận.

Lịch việc chuẩn bị giỗ họ theo mốc thời gian

Bảng dưới là một lịch việc mẫu cho họ cỡ vừa, vài chục đến vài trăm người về. Họ nhỏ có thể dồn các mốc lại; họ rất đông nên bắt đầu sớm hơn.

Mốc thời gian chỉ là gợi ý. Điều đáng giữ là thứ tự: chốt quy mô và tiền trước, đặt người làm sau, rồi mới tới việc dọn dẹp. Đảo thứ tự này dễ dẫn đến đặt cỗ quá số người thật về hoặc ngược lại.

Các ban việc thường gặp và việc của từng ban

Không cần đủ tất cả các ban dưới đây. Họ ít người có thể để một người kiêm hai ba ban. Điều quan trọng là mỗi việc có tên một người nhận.

• Ban lễ nghi: lo bày lễ, chúc văn hoặc lời khấn của họ, trình tự lễ, đội tế nếu có, người dẫn chương trình, thứ tự các chi dâng hương.
• Ban hậu cần: cỗ, bàn ghế, rạp, nước uống, bát đĩa, điện, âm thanh, chỗ để xe, nhà vệ sinh, rác thải.
• Ban đón tiếp: đón các cụ cao tuổi, con cháu ở xa, khách mời; sổ ghi tên người về; chỗ nghỉ cho người ở lại qua đêm.
• Ban tài chính: thu tiền góp, ghi sổ, giữ chứng từ chi, công bố thu chi.
• Ban khuyến học hoặc mừng thọ: lập danh sách, chuẩn bị quà, phần trao trong buổi lễ.
• Ban ghi chép: chụp ảnh, ghi biên bản phần việc họ, ghi tên con cháu mới để bổ sung vào phả.
• Ban an toàn: người trông hương đèn, bình chữa cháy, sơ cứu cho người già, trông trẻ nhỏ quanh khu vực có nến và lửa.

Một mẹo nhỏ của nhiều họ: in bảng phân công một trang, dán ở nhà thờ và gửi vào nhóm liên lạc. Người được giao việc thấy tên mình công khai thì ít khi quên, và người muốn giúp biết nên hỏi ai.

Dự trù kinh phí và giữ sổ thu chi minh bạch

Tách khoản cố định và khoản theo đầu người. Khoản cố định là lễ vật dâng tổ, đội tế, rạp, âm thanh, hoa, nến; khoản theo đầu người là cỗ, nước uống. Tách như vậy thì khi số người thay đổi, bạn biết chỉ phần nào phải tính lại.

Tính số mâm theo người thật sự về. Ví dụ giả định: họ dự kiến 180 người, mỗi mâm 6 người thì cần 30 mâm, cộng thêm vài mâm dự phòng cho người về không báo. Con số dự phòng nên dựa vào kinh nghiệm các năm trước, ghi lại trong sổ.

Nguồn tiền nên ghi rõ. Tiền có thể đến từ quỹ họ, mức góp theo hộ hoặc theo suất, và phần công đức tự nguyện. Mỗi nguồn ghi một cột, không trộn lẫn, để khi công bố người đóng góp thấy tiền của mình đi đâu.

Mọi khoản chi đều có người duyệt và chứng từ. Hoá đơn, giấy biên nhận, hoặc ít nhất là giấy viết tay có chữ ký người nhận. Thủ quỹ không nên đồng thời là người duyệt chi.

Không ép góp. Mức góp nên vừa sức, có miễn giảm cho nhà khó khăn, người già neo đơn, sinh viên. Một buổi giỗ đông vui nhưng để lại tiếng ép tiền thì năm sau ít người về hơn. Phần quản lý quỹ họ lâu dài là chuyện của tổ chức họ tộc; ở đây chỉ bàn tiền cho một lần giỗ.

Dọn nhà thờ và chuẩn bị nơi làm lễ trong tuần cuối

Tuần cuối là lúc nhiều việc dồn lại. Dưới đây là thứ tự hay dùng, đi từ việc bẩn sang việc sạch và từ việc nặng sang việc nhẹ.

1. Quét mái, phát quang sân, cắt cỏ, thông cống thoát nước, nhất là khi giỗ rơi vào mùa mưa.
2. Lau cột, cửa, sàn; với đồ gỗ sơn son thếp vàng hay đồ thờ cổ thì chỉ dùng khăn mềm khô, không dùng hoá chất tẩy, để người quen việc làm.
3. Kiểm điện: dây, ổ cắm, đèn thờ, quạt, loa; thay ngay dây hở. Bố trí ổ cắm ở xa khu vực hương nến.
4. Chuẩn bị bình chữa cháy ở chỗ dễ lấy, chọn người trông hương vòng và nến trong suốt buổi.
5. Bố trí nơi để xe, lối đi cho người già và xe lăn, nhà vệ sinh tạm nếu cần, nơi đổ rác.
6. Dọn mộ tổ nếu họ có lệ thăm mộ trong ngày giỗ.
7. Hôm trước mới bày lễ vật dễ hỏng; lễ khô có thể bày trước một hai ngày.

Đừng bỏ qua việc an toàn vì nghĩ "năm nào cũng làm vậy". Nhà thờ họ nhiều gỗ khô, hương vòng cháy suốt ngày, trẻ nhỏ chạy quanh; một bình chữa cháy và một người trông là chi phí rất nhỏ so với rủi ro.

Những việc nhỏ hay bị quên trong ngày giỗ

Sau nhiều năm, những người lo giỗ họ thường kể cùng một danh sách việc nhỏ mà năm nào cũng có người quên. Đưa chúng vào bảng phân công ngay từ đầu sẽ đỡ cảnh chạy vội lúc khách đã đông.

• Sổ ghi tên người về, đặt ở cổng, có người ngồi trực; cuối ngày đây là tài liệu quý để cập nhật danh sách liên lạc của họ.
• Ghế có tựa cho các cụ cao tuổi trong lúc làm lễ, vì phần lễ có khi kéo dài cả tiếng.
• Nước uống và chỗ râm cho người đứng chờ ngoài sân, nhất là giỗ mùa hè.
• Một góc trông trẻ nhỏ, tách xa khu vực hương nến và bếp nấu.
• Người giữ thứ tự dâng hương của các chi, để không chi nào bị bỏ sót hay phải chờ quá lâu.
• Hộp đựng đồ thất lạc và một người giữ chìa khoá các gian.
• Túi đựng rác phân loại và người phụ trách dọn sau khi thụ lộc, để nhà thờ sạch trước khi khách cuối cùng ra về.

Những việc này không tốn bao nhiêu tiền, chỉ cần có người nhận. Ghi chúng vào hồ sơ bàn giao để năm sau không phải nhớ lại.

Họp rút kinh nghiệm sau giỗ và bàn giao cho năm sau

Phần nhiều họ bỏ qua bước này, và đó là lý do mỗi năm người lo giỗ lại phải làm lại từ đầu. Một buổi họp ngắn trong vòng hai tuần sau giỗ, với trưởng họ, trưởng các ban và thủ quỹ, đủ để giữ lại những gì đã học được.

Nội dung họp nên gồm: số người thật sự về so với dự kiến, số mâm thừa hay thiếu, khoản chi vượt dự trù và lý do, việc nào bị quên, ý kiến của các cụ và của người ở xa. Thủ quỹ công bố thu chi, kèm số dư chuyển sang quỹ họ hoặc sang năm sau. Biên bản ghi ngắn, gửi vào nhóm liên lạc của họ.

Cuối cùng là bàn giao. Nếu họ luân phiên chi đăng cai, chi năm nay giao cho chi năm sau một tập hồ sơ: lịch việc đã dùng, danh sách người làm, số liên hệ của bên cung cấp cỗ, rạp, đội tế, danh sách mâm theo chi, và những lưu ý. Tập hồ sơ này qua vài năm sẽ thành cuốn "sổ tay giỗ họ" quý hơn bất cứ mẫu nào tìm được ở ngoài, vì nó viết đúng cho họ mình.

Câu hỏi thường gặp

Bao lâu trước ngày giỗ họ thì nên bắt đầu chuẩn bị?

Với họ cỡ vừa, hai đến ba tháng là vừa, đủ để con cháu ở xa sắp xếp nghỉ phép và để đặt người nấu, rạp, đội tế. Họ nhỏ có thể bắt đầu trước một tháng. Giỗ chẵn năm hay lễ lớn nên bàn từ nửa năm trước.

Chi đăng cai có phải chịu toàn bộ chi phí không?

Thường là không. Chi đăng cai góp công là chính, chi phí vẫn lấy từ quỹ họ và phần góp của mọi chi. Một số họ để chi đăng cai góp thêm một phần tự nguyện. Lệ này nên ghi rõ trong tộc ước để tránh hiểu lầm.

Có nên thuê dịch vụ nấu cỗ thay vì tự nấu?

Tuỳ họ. Tự nấu giữ được không khí cả họ cùng làm và món quen của quê, nhưng vất vả và khó kiểm vệ sinh khi đông người. Thuê dịch vụ đỡ công nhưng cần chọn nơi rõ ràng, kiểm nguồn thực phẩm và hợp đồng. Nhiều họ chọn cách lai: thuê nấu phần chính, con cháu làm món lễ dâng tổ.

Làm sao để người trẻ chịu tham gia lo giỗ họ?

Giao việc cụ thể hợp sức của họ: ghi chép, chụp ảnh, quản lý danh sách, lo âm thanh, đón người già. Ghi tên người trẻ trong bảng phân công và cảm ơn công khai trong buổi tổng kết. Người trẻ dễ gắn bó khi thấy mình có vai trò thật chứ không chỉ được gọi đi bưng bê.

Nếu trong họ có bất đồng về cách tổ chức thì làm thế nào?

Đưa ra họp có đại diện các chi, nghe đủ các ý, quyết theo đa số hoặc theo tộc ước, rồi ghi biên bản. Những việc chưa thống nhất có thể làm thử một năm rồi đánh giá. Không nên để một người tự quyết việc lớn rồi báo sau.

Có cần xin phép chính quyền khi tổ chức giỗ họ đông người không?

Lễ giỗ thường niên tại nhà thờ họ là sinh hoạt tín ngưỡng quen thuộc; quy định cụ thể về thông báo hay đăng ký với chính quyền xã, phường có thể thay đổi. Khi dự kiến rất đông người, dựng rạp lấn đường hay dùng loa công suất lớn, nên hỏi trước chính quyền cơ sở và báo hàng xóm.