Xây một nhà thờ họ mới thường đi qua sáu chặng: họp họ để thống nhất có xây hay không, lập ban xây dựng, làm rõ đất và thủ tục, chốt quy mô vừa sức, góp quỹ với sổ sách công khai, rồi chọn thợ, thi công và nghiệm thu. Phần lớn trục trặc không nằm ở kỹ thuật mà ở chặng đầu: họ chưa thống nhất đã vội khởi công, hoặc một vài người tự quyết rồi bắt các chi khác góp.
Bài này là bản đồ đường đi cho trưởng họ, ban liên lạc và những người được họ giao lo việc xây. Chi phí cụ thể không nêu ở đây vì phụ thuộc vào vật liệu, vùng, thời điểm và tay nghề thợ; bài chỉ ra những yếu tố làm chi phí chênh lệch để họ tự cân. Phần chọn hướng, thế đất theo phong thủy và lễ khánh thành không thuộc phạm vi bài.
Trước khi nói chuyện gạch đá: họ đã thật sự cần xây chưa
Câu hỏi đầu tiên không phải "xây to cỡ nào" mà là "vì sao bây giờ cần xây". Có họ xây vì nhà thờ cũ đã sập hoặc hỏng nặng; có họ xây vì chưa từng có nơi thờ chung; cũng có họ xây vì thấy họ bên cạnh vừa xây. Lý do thứ ba dễ dẫn tới một công trình to hơn nhu cầu, góp tiền quá sức, vài năm sau vắng người trông.
Hãy đếm những con số thật: mỗi năm có bao nhiêu người về giỗ họ, bao nhiêu gia đình còn sống ở làng, ai sẽ trông nhà thờ sau khi xây xong. Nếu chỉ vài chục người về mỗi năm và không ai ở gần, một nhà ba gian gọn gàng, dễ lau dọn có ý nghĩa hơn một khuôn viên rộng mà cỏ mọc kín sân.
Nếu họ đang có nhà thờ cũ bằng gỗ, cân nhắc tu bổ trước khi nghĩ tới phá đi xây mới. Nhà gỗ cũ có giá trị lịch sử, thẩm mỹ mà công trình mới khó thay thế; nhiều họ sau khi phá đi mới tiếc. Tu bổ có bài riêng trong danh mục này; ở đây chỉ cần nhớ đó là một lựa chọn ngang hàng, không phải phương án hạng hai.
Họp họ và lập ban xây dựng
Nhà thờ là tài sản chung, nên quyết định cũng phải chung. Trình tự dưới đây là cách nhiều họ đã làm để giữ được đồng thuận suốt quá trình:
- Trưởng họ hoặc ban liên lạc gửi thông báo họp đến đại diện tất cả các chi, kể cả chi ở xa, nói rõ nội dung là bàn việc xây nhà thờ. Cho đủ thời gian để người ở tỉnh khác thu xếp về hoặc gửi ý kiến.
- Buổi họp đầu chỉ bàn có nên xây hay không và vì sao, chưa bàn tiền. Ghi biên bản, có chữ ký đại diện các chi.
- Nếu đồng ý xây, bầu ban xây dựng gồm trưởng ban, thủ quỹ, người giữ sổ sách và một vài người am hiểu xây dựng hoặc có thời gian giám sát. Thủ quỹ và người giữ sổ nên là hai người khác nhau.
- Giao nhiệm vụ cụ thể bằng văn bản: ai lo giấy tờ đất, ai liên hệ thợ, ai giữ liên lạc với con cháu ở xa, ai báo cáo định kỳ.
- Định lịch báo cáo: ví dụ mỗi tháng ban gửi tình hình thu chi và tiến độ vào nhóm liên lạc của họ, mỗi quý họp lại một lần.
- Thoả thuận trước cách xử lý bất đồng: việc gì ban được tự quyết, việc gì phải đưa ra họp họ, khi tranh cãi thì biểu quyết thế nào.
Biên bản và văn bản phân công nghe có vẻ hành chính, nhưng chính chúng giúp người làm việc được tin tưởng và tránh lời ra tiếng vào khi công trình kéo dài nhiều tháng.
Đất xây: làm rõ trước khi vẽ
Nhà thờ họ dựng trên đất nào là câu hỏi phải trả lời trước bản vẽ. Có họ có sẵn khu đất hương hoả từ xưa, có họ được một gia đình hiến đất, có họ phải mua. Mỗi trường hợp có thủ tục khác nhau, và nếu giấy tờ chưa rõ thì mọi tiền bạc đổ vào công trình đều đứng trên nền không chắc.
Điều tối thiểu ban xây dựng nên làm là sao chụp giấy tờ đất hiện có, lập biên bản họp họ về nguồn gốc đất, và mang đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ của xã, phường để hỏi khu đất đó có được phép xây công trình tín ngưỡng không, cần giấy phép xây dựng hay không. Bài riêng về đất và giấy phép trong danh mục này đi sâu từng tình huống.
Nếu đất do một gia đình hiến, nên làm văn bản tặng cho hoặc thoả thuận rõ ràng ngay từ đầu, có người làm chứng của các chi. Lời hứa miệng của một cụ hôm nay có thể bị con cháu đời sau hiểu khác, nhất là khi đất tăng giá.
Quy mô vừa sức: những yếu tố làm chi phí chênh lệch
Không có con số chung cho chi phí xây nhà thờ họ. Thay vào đó, ban xây dựng nên đi qua từng yếu tố dưới đây, mỗi yếu tố là một câu hỏi để họ tự cân với khả năng góp của mình.
| Yếu tố | Câu hỏi cần trả lời | Ảnh hưởng tới chi phí |
|---|---|---|
| Diện tích và số gian | Ngày giỗ họ có bao nhiêu người đứng lễ cùng lúc? | Mỗi gian thêm là thêm cột, kèo, mái, nền |
| Kết cấu | Khung gỗ truyền thống, bê tông giả gỗ hay kết hợp? | Khung gỗ cần thợ chuyên và gỗ tốt, chênh lệch lớn theo loại gỗ |
| Mức chạm khắc | Chạm cầu kỳ ở đâu, để trơn ở đâu? | Công chạm tay chiếm phần lớn ở nhà gỗ |
| Công trình phụ | Có cần cổng lớn, nhà ngang, bếp, nhà vệ sinh không? | Nhiều họ đội chi phí vì phần phụ |
| Hạ tầng | Đường vào, nền đất yếu, thoát nước, điện? | Đất yếu phải gia cố móng, tốn kém bất ngờ |
| Đồ thờ | Dùng lại đồ cũ hay sắm mới? | Sắm mới toàn bộ có thể ngang một phần đáng kể của công trình |
| Chi phí trông coi lâu dài | Ai trông, lau dọn, sửa nhỏ hằng năm? | Công trình càng lớn, chi phí duy trì càng cao |
Ví dụ giả định: một họ dự tính xây năm gian vì muốn "đủ chỗ", nhưng khi đếm lại thì ngày giỗ họ đông nhất chỉ khoảng tám mươi người. Ba gian kèm sân rộng và rạp tạm ngày giỗ đã đủ, phần tiền tiết kiệm dành làm quỹ trông coi. Cách tính này nên đưa ra họp họ trước khi chốt bản vẽ.
Góp quỹ xây dựng: công khai từng đồng, không ép ai
Chuyện tiền là chỗ dễ làm sứt mẻ tình họ nhất. Những nguyên tắc sau giúp quỹ xây dựng minh bạch và giữ được lòng các chi:
- Mở sổ quỹ riêng cho công trình, tách khỏi quỹ họ thường xuyên. Nếu có tài khoản ngân hàng, nên do hai người cùng quản lý.
- Ghi tên người góp, số tiền, ngày góp; công khai danh sách định kỳ cho cả họ, kể cả những người góp ít.
- Mỗi khoản chi có chứng từ: hoá đơn, giấy biên nhận có chữ ký người nhận, ảnh chụp lưu lại.
- Không áp mức góp bắt buộc theo đầu người hay theo chi. Có thể gợi ý mức tham khảo, nhưng ai góp bao nhiêu là tuỳ hoàn cảnh; công sức, vật liệu cũng là đóng góp.
- Không khắc tên kèm số tiền lớn nhỏ lên bia công đức theo kiểu xếp hạng. Nhiều họ chỉ ghi tên, hoặc ghi theo chi, để tránh so bì.
- Khi công trình xong, quyết toán công khai, phần dư (nếu có) chuyển vào quỹ họ theo quyết định của buổi họp.
Nếu họ đã có quy chế quỹ họ, quỹ xây dựng nên theo cùng nguyên tắc. Phần tổ chức quỹ họ thường xuyên nằm ở danh mục về dòng họ và tổ chức họ tộc.
Chọn thợ, bản vẽ và hợp đồng
Đi xem công trình thật của người thợ. Thay vì chỉ xem ảnh, ban xây dựng nên tới tận nơi vài nhà thờ, đình mà phường thợ đã làm, hỏi chủ công trình về tiến độ, cách xử lý khi có sự cố, chất lượng sau vài năm.
Có bản vẽ trước khi có giá. Bản vẽ mặt bằng, mặt đứng, chi tiết kết cấu giúp các bên hiểu nhau. Không có bản vẽ thì báo giá chỉ là ước lượng, và phát sinh là gần như chắc.
Ghi rõ loại gỗ, vật liệu trong hợp đồng. Tên gỗ, nguồn gốc, độ khô, kích thước cột chính, loại ngói, mác vữa: mỗi thứ ghi cụ thể để tránh tranh cãi về sau. Gỗ phải có nguồn gốc hợp pháp.
Chia tiền theo giai đoạn nghiệm thu. Thanh toán theo các mốc như xong móng, dựng xong khung, lợp xong mái, hoàn thiện. Mỗi mốc có biên bản nghiệm thu của ban xây dựng.
Thoả thuận bảo hành và trách nhiệm an toàn. Hợp đồng nên nói rõ thời gian bảo hành, ai chịu trách nhiệm an toàn lao động trên công trường, ai mua bảo hiểm nếu có. Dựng khung gỗ và lợp mái là việc trên cao, nguy hiểm thật.
Trong lúc thi công và khi bàn giao
Giai đoạn thi công thường kéo dài nhiều tháng. Các việc dưới đây giúp công trình đi đúng hướng và giữ an toàn cho đồ thờ:
- Nếu xây trên nền nhà thờ cũ, lập danh sách và chụp ảnh từng hiện vật, bài vị, đồ thờ trước khi chuyển đi; gửi tạm ở nhà người trưởng hoặc nơi an toàn có người trông.
- Cử người có mặt ở công trường vào những mốc quan trọng: đổ móng, dựng khung, lợp mái. Ghi nhật ký công trình kèm ảnh.
- Không thay đổi thiết kế giữa chừng chỉ vì ý của một người. Mọi thay đổi có ảnh hưởng chi phí phải qua ban xây dựng và báo lại cho họ.
- Kiểm tra hệ thống điện, chống sét, thoát nước trước khi nghiệm thu; đây là những phần sau này khó sửa.
- Nghiệm thu từng phần có biên bản, ảnh chụp; nghiệm thu tổng thể có đại diện các chi.
- Lưu trữ toàn bộ hồ sơ: bản vẽ hoàn công, hợp đồng, sổ thu chi, biên bản. Đây là tư liệu cho đời sau khi cần tu sửa.
- Việc rước bài vị về nhà thờ mới và lễ khánh thành do họ tổ chức theo lệ riêng, thường được chuẩn bị song song với các bước cuối.
Một bộ hồ sơ đầy đủ là món quà ít ai nghĩ tới, nhưng ba mươi năm sau khi họ cần sửa mái hay thay cột, người làm sẽ cảm ơn ban xây dựng hôm nay.
Câu hỏi thường gặp
Có cần thuê kiến trúc sư để xây nhà thờ họ không?
Không bắt buộc với mọi trường hợp, nhưng nên có bản vẽ do người có chuyên môn lập, nhất là với kết cấu gỗ lớn hoặc nền đất yếu. Bản vẽ cũng thường là một phần của hồ sơ xin phép xây dựng khi địa phương yêu cầu.
Ban xây dựng nên có bao nhiêu người?
Không có số cố định. Nhiều họ chọn khoảng năm đến chín người, đủ để có đại diện các chi lớn, có thủ quỹ và người giữ sổ tách riêng, có người giám sát kỹ thuật. Đông quá thì khó họp, ít quá thì dễ bị nghi ngờ.
Một người muốn góp phần lớn chi phí thì có được quyết thiết kế không?
Ý kiến của người góp nhiều nên được lắng nghe, nhưng nhà thờ là của chung, nên thiết kế vẫn cần buổi họp họ chốt. Nhiều họ cảm ơn người góp lớn bằng cách ghi nhận công đức, không trao quyền quyết riêng.
Nên chọn khung gỗ hay bê tông?
Khung gỗ giữ được nét truyền thống nhưng cần thợ giỏi, gỗ tốt và bảo dưỡng chống mối. Bê tông bền, ít bảo dưỡng nhưng khó có cảm giác như nhà gỗ. Nhiều họ chọn kết hợp: khung chịu lực bê tông, phần thờ và chi tiết bằng gỗ.
Xây xong rồi mới đi xin phép có được không?
Không nên. Xây không phép ở nơi cần phép có thể bị xử lý theo quy định, thậm chí phải tháo dỡ, và họ mất trắng công sức. Hãy hỏi xã, phường về thủ tục trước khi khởi công.
Làm gì khi có chi không đồng ý xây?
Nên nghe kỹ lý do, có khi họ lo về tiền, về đất hay về quy mô. Có thể điều chỉnh phương án, lùi thời điểm, hoặc ghi nhận ý kiến khác trong biên bản. Khởi công khi còn bất đồng lớn thường để lại vết rạn lâu dài.