Một hệ đánh số tốt cho gia phả gồm ba lớp: số đời tính từ người được họ coi là đời một, số hoặc tên chi tính từ đời các chi tách ra, và một mã riêng cho từng người không bao giờ trùng và không phải đổi khi phả được bổ sung. Có hệ số này, hai người cùng tên Nguyễn Văn Thành ở hai chi không còn bị nhầm, phả ký và phả đồ tra chéo được với nhau, và bản số trên máy tính khớp với bản giấy.
Nhiều cuốn phả cũ không có mã người, chỉ có số đời. Khi họ đông lên vài trăm, vài nghìn người, việc tìm một người hay nối đúng cha con trở nên rất mất công. Bài trình bày các kiểu đánh số hay gặp, ưu nhược của từng kiểu, và cách giữ cho hệ số không vỡ qua nhiều lần tục phả.
Vì sao gia phả cần một hệ đánh số
Người Việt dùng một số ít họ và một kho tên không quá lớn, lại có thói quen đặt tên đệm giống nhau trong cùng một đời. Một họ năm đời đã có thể có ba người tên Hùng, bốn người tên Lan. Chỉ dựa vào tên, người đọc rất dễ gán nhầm con của người này sang người kia, nhất là khi các mục người nằm cách nhau hàng chục trang.
Hệ đánh số giải quyết ba việc. Thứ nhất, nó cho mỗi người một địa chỉ duy nhất trong cuốn phả, giống số nhà trên một con phố. Thứ hai, nó cho phép tra chéo: thấy mã trên phả đồ thì lật đến đúng mục trong phả ký, và ngược lại. Thứ ba, nó là cầu nối giữa bản giấy và bản số: phần mềm, bảng tính hay danh bạ của ban liên lạc họ đều có thể dùng cùng một mã.
Hệ số cũng giúp kiểm lỗi. Nếu mã một người cho biết ông là đời chín mà mục của cha ông ghi đời bảy, người chép phả biết ngay có chỗ sai. Không có hệ số, những lỗi kiểu này nằm im qua nhiều lần chép lại.
Đời thứ mấy: chọn mốc đời một
Mọi hệ số đều bắt đầu từ việc thống nhất ai là đời một. Thường đó là thuỷ tổ, người đầu tiên mà họ còn biết tên và được thờ ở nhà thờ họ. Ở nhiều họ, thuỷ tổ là người đầu tiên đến lập nghiệp ở làng; trước đó có thể còn những đời xa hơn nhưng không có ghi chép chắc chắn.
Vấn đề nảy sinh khi về sau tìm thêm được những đời trên thuỷ tổ, hoặc khi hai họ nhận chung một gốc. Nếu đổi mốc đời một, toàn bộ số đời trong phả phải đánh lại, mọi văn bản cũ ghi đời thứ mấy đều lệch. Cách nhiều họ chọn là giữ nguyên mốc cũ, và đánh số các đời mới tìm thêm ở phía trên theo kiểu riêng, ví dụ thượng tổ một, thượng tổ hai, hoặc đời âm. Phả ghi rõ việc này trong phàm lệ.
Cách gọi các đời bằng chữ như cao, tằng, tổ, khảo hay cụ, kỵ, can thuộc về quan hệ giữa một người với các đời trên mình, thay đổi theo người đứng xưng. Số đời trong phả thì cố định cho cả họ. Hai hệ này dùng cho hai việc khác nhau, không nên trộn trong cùng một cột thông tin.
Với những chi lập nghiệp nơi khác từ lâu và có phả riêng, có thể có hai số đời: số đời trong phả chung của họ, và số đời tính từ người lập chi ở nơi mới. Ghi cả hai trong mục người sẽ tránh được nhầm lẫn khi các chi gặp nhau.
Đánh số chi, ngành, phái
Chi tính từ đâu. Thông thường, khi các con của một người cùng có hậu duệ đông đúc, mỗi người con lập thành một chi. Có họ tách chi ở đời hai, có họ ở đời bốn, năm. Mốc này phải ghi rõ, vì nó quyết định cách đánh số cho mọi đời sau.
Đánh theo thứ tự sinh của người lập chi. Chi trưởng là chi của con trưởng, chi hai của con thứ hai, và cứ thế. Khi về sau có thêm thông tin về một người con bị bỏ sót, thay vì đánh số lại, nhiều họ thêm chữ cái phụ, ví dụ chi hai A, để không xô lệch các chi đã có.
Ngành và phái là tầng dưới của chi. Ở họ lớn, trong một chi lại chia ngành, trong ngành chia phái. Mỗi họ dùng chữ theo một trật tự riêng, có họ coi phái lớn hơn chi. Hãy viết rõ thứ bậc các tầng trong phàm lệ và giữ đúng thứ bậc đó trong mã.
Chi lập nghiệp ở nơi khác vẫn giữ số cũ. Một chi chuyển vào Nam hay ra nước ngoài vẫn là chi số mấy của họ. Có thể ghi thêm tên nơi ở, nhưng số chi không đổi, để khi các chi gặp lại nhau, hai cuốn phả khớp ngay.
Ba kiểu mã người hay dùng
Sau số đời và số chi, mỗi người cần một mã riêng. Có ba kiểu hay gặp trong các cuốn phả và phần mềm cây gia đình; mỗi kiểu có chỗ mạnh, chỗ yếu:
| Kiểu mã | Ví dụ giả định | Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|---|---|
| Đời và số thứ tự trong đời | 9-047: người thứ 47 của đời chín | Ngắn, dễ đọc, biết ngay đời | Thêm người giữa chừng làm xô số thứ tự |
| Đường dẫn từ thuỷ tổ | 1.2.1.3: con thứ ba của con trưởng của con thứ hai của thuỷ tổ | Nhìn mã là biết cả dòng cha ông | Mã dài dần ở các đời xa |
| Đời, chi và số thứ tự trong chi | Đ9-C2-12: đời chín, chi hai, người thứ 12 của chi | Chia việc cho từng chi tự đánh số | Cần quy ước khi chi tách thêm ngành |
Kiểu đường dẫn tương tự một hệ đánh số con cháu hay dùng trong phả hệ học phương Tây, nơi mỗi người mang theo chuỗi số thứ tự của cha ông mình. Ưu điểm lớn của nó là thêm một người vào bất cứ đâu cũng không làm thay đổi mã của người khác, vì người mới chỉ nhận số tiếp theo trong hàng anh em của mình.
Với họ dưới vài trăm người, kiểu đời và số thứ tự là đủ. Họ lớn, nhiều chi, có người giữ phả riêng cho từng chi thì kiểu thứ ba thuận cho việc phân công. Kiểu đường dẫn hợp với họ muốn số hoá và tra cứu bằng máy.
Trùng tên trong họ: thêm gì để phân biệt
Ngay cả khi đã có mã, trong lời nói hằng ngày người trong họ vẫn gọi nhau bằng tên. Vì thế mục người nên có thêm vài thông tin phân biệt dễ nhớ: năm sinh, tên cha, nơi ở, hoặc tên gọi thân mật mà làng xóm quen dùng. Trong danh sách gửi các chi, ghi Nguyễn Văn Thành, con ông Hoà, ở xóm Đông, kèm mã, sẽ không ai nhầm.
Một số họ có lệ đặt tên theo đời, mỗi đời dùng một chữ đệm hoặc một bộ chữ chung, như một bài thơ mà mỗi chữ dành cho một đời. Lệ này vừa giúp nhận ra đời của một người qua tên, vừa giảm trùng giữa các đời. Nếu họ bạn có lệ như vậy, chép bài chữ lót đó vào phàm lệ, vì sau vài thế hệ người ta rất dễ quên. Việc đặt tên cụ thể cho con thì vẫn là quyền của cha mẹ.
Khi gặp hai người trùng cả tên lẫn đời trong phả cũ, đừng vội cho rằng chép trùng. Hãy kiểm tên cha, tên vợ, nơi an táng; nếu khác nhau thì đó là hai người thật, cấp cho mỗi người một mã. Nếu giống hệt nhau, có thể là một người bị chép hai lần, nhưng chỉ gộp sau khi đã hỏi các cụ và ghi chú lại quyết định gộp.
Vẽ phả đồ dựa trên mã
Khi đã có mã, việc vẽ phả đồ trở nên đơn giản hơn, vì mỗi ô chỉ cần tên và mã, mọi thông tin khác tra trong phả ký. Một vài lưu ý khi chuyển hệ số lên sơ đồ:
- Mỗi đời một hàng ngang, ghi số đời ở đầu hàng để người xem không phải đếm.
- Mã ghi ngay dưới tên, cỡ chữ nhỏ hơn nhưng vẫn đọc được khi in khổ thường.
- Phả đồ tổng chỉ cần vẽ đến đời tách chi; phả đồ từng chi ghi rõ ở góc trên là nối vào ô có mã nào của sơ đồ tổng.
- Khi một chi quá rộng, cắt sơ đồ thành nhiều tờ theo ngành, mỗi tờ có dòng ghi tiếp từ tờ nào, sang tờ nào.
- Bản số nên dùng đúng mã làm khoá tra cứu, để khi in lại sơ đồ từ máy không phải đánh lại số nào.
Nếu họ dùng phần mềm cây gia đình, hãy nhập mã của phả vào một trường riêng thay vì để phần mềm tự sinh mã. Phần mềm có thể đổi, nhưng mã của họ phải sống lâu hơn mọi phần mềm.
Giữ hệ số không vỡ qua nhiều lần tục phả
Hệ số chỉ có giá trị khi nó ổn định. Vài nguyên tắc giúp mã của mỗi người đứng vững qua các lần bổ sung:
- Không bao giờ dùng lại mã của người đã có, kể cả khi người đó được phát hiện là chép trùng; ghi mã cũ là đã gộp vào mã nào.
- Người mới sinh nhận số tiếp theo trong hàng anh chị em hoặc trong chi, không chen vào giữa.
- Người được tìm thấy muộn, như một người con bị bỏ sót trong phả cũ, nhận mã có chữ phụ thay vì đẩy số của người khác.
- Giao việc cấp mã cho một người hoặc một nhóm nhỏ do họ cử, có sổ ghi mã đã cấp cho ai, ngày nào.
- Mỗi lần tục phả, đối chiếu sổ cấp mã với phả ký và phả đồ, sửa những chỗ lệch trước khi in.
Nhìn qua thì đây là việc sổ sách khô khan, nhưng nó quyết định cuốn phả có dùng được sau năm mươi năm hay không. Nhiều họ đã phải bỏ công chép lại cả cuốn chỉ vì hệ số cũ bị đánh lại quá nhiều lần.
Câu hỏi thường gặp
Phả cũ đã đánh số đời, giờ phát hiện thêm hai đời trên thuỷ tổ thì có phải đánh lại không?
Không nên đánh lại. Cách ít xáo trộn nhất là giữ nguyên số đời hiện có và gọi các đời mới tìm được ở phía trên bằng một tên riêng như thượng tổ một, thượng tổ hai. Ghi rõ quyết định này vào phàm lệ mới, kèm nguồn tư liệu giúp tìm ra các đời ấy.
Có nên dùng số căn cước làm mã người trong gia phả không?
Không nên. Số căn cước là dữ liệu cá nhân nhạy cảm, người đã mất từ lâu không có, và gia phả được sao chép nhiều bản. Mã gia phả nên là mã riêng của họ, chỉ có ý nghĩa trong cuốn phả, không gắn với giấy tờ nào bên ngoài.
Con gái và nàng dâu có cần mã riêng không?
Nên có, kể cả khi họ chọn không kéo dòng theo con gái. Mã riêng giúp tra cứu ngày giỗ, nơi an táng và giúp sơ đồ khớp với phả ký. Với nàng dâu, có thể dùng mã của chồng thêm chữ phụ chỉ đời vợ thứ mấy.
Mỗi chi đánh số riêng thì khi gộp lại có bị trùng không?
Không trùng nếu mã có chứa số chi, như kiểu đời, chi và số thứ tự. Nếu mỗi chi chỉ đánh số thứ tự mà không kèm số chi, khi gộp sẽ có nhiều người cùng số. Trước khi giao cho các chi tự đánh số, thống nhất cấu trúc mã chung cho cả họ.
Họ nhỏ chỉ vài chục người có cần hệ số không?
Vẫn nên có một hệ đơn giản, chẳng hạn đời và số thứ tự trong đời. Họ nhỏ hôm nay có thể đông lên sau vài thế hệ, và việc bắt đầu sớm dễ hơn nhiều so với đánh số lại một cuốn phả đã dày. Hệ số đơn giản cũng giúp bản số và bản giấy khớp nhau.
Mã người có cần ghi lên bia mộ, bài vị không?
Không cần và thường không nên, vì bia mộ, bài vị theo nếp riêng của chúng. Mã chỉ dùng trong gia phả và các sổ sách của họ. Nếu muốn nối mộ với phả, ghi vị trí mộ vào mục người và ghi mã người vào sổ mộ của họ là đủ.