Số hoá gia phả nghĩa là có một bản số đầy đủ gồm ảnh chụp bản giấy và văn bản gõ lại, lưu ở định dạng phổ biến, cất ở ít nhất ba nơi khác nhau, trong đó một nơi ngoài nhà; họ cử người giữ quyền truy cập, có người dự phòng, và quyết định rõ thông tin nào được chia sẻ rộng, thông tin nào chỉ trong họ. Làm được như vậy, cuốn phả không còn phụ thuộc vào một tủ thờ hay một chiếc máy tính.
Một cuốn phả giấy có thể mất trong một trận lụt, một lần cháy, một lần chuyển nhà. Một tệp trên máy cũng có thể mất khi ổ cứng hỏng hay người giữ qua đời mà không ai biết mật khẩu. Bài này nói về việc giữ bản số cho bền qua nhiều chục năm, phần việc nhiều họ bắt đầu hào hứng rồi bỏ dở.
Những rủi ro thật với một cuốn gia phả
Để biết cần lưu thế nào, trước hết hãy nhìn những cách mà gia phả đã thực sự bị mất ở nhiều họ:
- Thiên tai: lũ lụt ở miền Trung, ngập úng ở đồng bằng có thể làm ướt cả tủ thờ chỉ trong một đêm.
- Cháy: nhà thờ họ, gian thờ trong nhà có hương nến, dây điện cũ là nơi rủi ro cháy cao hơn các phòng khác.
- Mối mọt, nấm mốc: khí hậu nóng ẩm khiến giấy hỏng dần, thường chỉ phát hiện khi đã muộn.
- Chuyển nhà, chia nhà: cuốn phả nằm trong thùng đồ cũ, lạc sang nhà khác hoặc bị bỏ đi.
- Người giữ phả qua đời: con cháu không biết cuốn phả để đâu, hoặc không biết nó là gì.
- Thiết bị hỏng: ổ cứng, điện thoại, thẻ nhớ hỏng mà không có bản sao.
- Mất quyền truy cập: tài khoản lưu trữ đám mây của một người, quên mật khẩu hoặc tài khoản bị khoá.
Nhìn danh sách này sẽ thấy: bản giấy và bản số có rủi ro khác nhau. Giữ cả hai, ở những nơi khác nhau, là cách đơn giản nhất để không rủi ro nào lấy đi tất cả.
Giữ bản giấy trong nhà và nhà thờ họ
Chỗ cất khô, mát, tránh nắng. Một ngăn tủ gỗ kín trong phòng ít ẩm, cách tường ngoài và cách sàn, tốt hơn nhiều so với để ngay trên bàn thờ. Với vùng hay ngập, cất ở tầng cao.
Có hộp riêng. Hộp bìa cứng hoặc hộp gỗ có nắp, lót giấy sạch, giúp tránh bụi và côn trùng. Gói thêm một túi hút ẩm, thay định kỳ.
Kiểm tra định kỳ. Mỗi năm vào một dịp cố định, như ngày giỗ họ, mở hộp xem có dấu mối, mốc, ẩm không. Ghi lại một dòng vào sổ: ngày kiểm, tình trạng.
Tay sạch khi lật, không thấm nước bọt. Thói quen thấm ngón tay để lật trang làm giấy bẩn và ẩm ở góc. Rửa tay, lau khô trước khi mở phả, lật bằng cách nâng mép trang.
Không để cùng hộp với đồ cúng. Nến, dầu, tro hương, trái cây khô dễ thu hút côn trùng hoặc làm bẩn giấy. Hộp đựng phả chỉ đựng phả và các tư liệu giấy của họ.
Bản gốc và bản chia không để cùng chỗ. Nếu bản gốc ở nhà thờ họ thì ít nhất một bản chia nên ở nhà người trong họ tại nơi khác. Một tai nạn không lấy đi cả hai.
Định dạng và thông số cho bản số
Bản số nên gồm hai phần: ảnh chụp hoặc ảnh quét từng trang bản giấy, và văn bản gõ lại để tìm kiếm được. Gợi ý định dạng cho mỗi phần, chọn loại phổ biến để mười, hai mươi năm sau vẫn mở được:
| Phần | Định dạng gợi ý | Ghi chú |
|---|---|---|
| Ảnh trang gốc | Ảnh chất lượng cao, giữ tệp gốc từ máy chụp | Không nén lại nhiều lần; giữ bản gốc riêng, bản thu nhỏ để gửi |
| Cuốn phả dạng đọc | Tệp PDF ghép từ ảnh hoặc từ tệp in | Dễ gửi, mở được trên mọi máy |
| Văn bản gõ lại | Tệp văn bản thông dụng, kèm một bản chữ thuần | Chữ thuần mở được bằng mọi phần mềm, kể cả rất lâu sau |
| Dữ liệu người và quan hệ | Bảng tính, hoặc tệp xuất từ phần mềm cây gia đình theo chuẩn trao đổi phổ biến | Chuyển được sang phần mềm khác |
| Ảnh gia đình, ảnh mộ | Ảnh gốc, đặt tên theo mã người | Kèm ghi chú ai, năm nào, ở đâu |
Tránh để toàn bộ cuốn phả chỉ nằm trong một phần mềm hay một trang web mà không xuất ra được. Phần mềm có thể ngừng hoạt động, trang web có thể đóng; tệp ở định dạng phổ biến thì còn mở được.
Mỗi khi xuất bản số mới, ghi năm vào tên tệp và giữ cả các bản cũ, để khi cần biết một thông tin được thêm vào từ bao giờ thì vẫn tra được.
Đặt tên tệp và cất ở nhiều nơi
Một bộ tệp gia phả được tổ chức tốt thì người khác tiếp nhận vẫn hiểu. Trình tự gợi ý:
- Tạo một thư mục gốc mang tên họ và năm, bên trong chia các thư mục con: ảnh bản gốc, bản đọc, văn bản, dữ liệu, ảnh gia đình.
- Đặt tên tệp không dấu, có số thứ tự hoặc mã người, ví dụ giả định trang-001, trang-002 hay ma-9-047-chan-dung.
- Viết một tệp giới thiệu ngắn ở thư mục gốc: đây là gì, ai làm, năm nào, mỗi thư mục chứa gì, liên hệ ai trong họ.
- Cất ít nhất ba bản: một trên máy của người giữ, một trên ổ cứng hoặc thẻ nhớ riêng để ở nhà khác, một trên dịch vụ lưu trữ trực tuyến.
- Ít nhất một bản nằm ở nơi khác xa, như nhà một người trong họ ở tỉnh khác hoặc ở nước ngoài.
- Mỗi năm một lần, mở thử từng bản xem còn đọc được không, ghi ngày kiểm vào tệp giới thiệu.
Nguyên tắc ba bản, hai loại thiết bị, một bản ở xa là cách làm phổ biến của người làm lưu trữ, dễ áp dụng cho một dòng họ. Nó không đòi hỏi thiết bị đắt tiền, chỉ cần kỷ luật kiểm định kỳ.
Gõ lại văn bản để tìm kiếm được
Ảnh chụp giữ được nét chữ và trình bày của bản giấy, nhưng không tìm kiếm được. Muốn gõ một cái tên vào máy và thấy ngay người đó ở trang nào, cần có bản văn bản gõ lại. Việc gõ lại có thể chia cho nhiều người trong họ, mỗi người một phần, nhưng cần thống nhất vài quy ước trước khi bắt đầu.
Quy ước quan trọng nhất là cách viết tên. Dùng chữ có dấu đầy đủ, theo một kiểu bỏ dấu thống nhất cho cả bộ, viết hoa chữ cái đầu mỗi tiếng của tên người. Với chữ có hai cách viết như i và y, giữ đúng cách viết trong bản giấy hoặc giấy tờ của người đó, không tự sửa cho đồng đều. Mỗi mục người gõ lại nên có mã người ở đầu, để bản văn bản khớp với ảnh và phả đồ.
Phần chữ Hán Nôm, nếu có, gõ phiên âm và bản dịch theo bản đã được họ duyệt, ghi rõ nguồn. Chỗ nào bản giấy mờ, rách, người gõ đánh dấu bằng một ký hiệu cố định, ví dụ dấu ba chấm trong ngoặc vuông, thay vì đoán chữ.
Khi gõ xong, một người khác đọc đối chiếu với ảnh. Lỗi gõ trong tên người là lỗi khó phát hiện nhất về sau, vì máy tìm kiếm sẽ không ra người đó khi người dùng gõ đúng tên.
Thông tin của người còn sống: chia sẻ đến đâu
Gia phả đời mới chứa nhiều thông tin về người còn sống: tên, năm sinh, cha mẹ, vợ chồng, con cái, nơi ở. Khi còn là cuốn sách trong tủ thờ, những thông tin này chỉ người trong họ đọc. Khi thành tệp số và được gửi qua nhóm chat, đăng lên trang web, chúng có thể đến tay bất kỳ ai.
Pháp luật Việt Nam hiện có các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân; việc chia sẻ thông tin về người khác, nhất là trẻ em, cần thận trọng và nên có sự đồng ý của người đó hoặc cha mẹ. Chi tiết nên kiểm văn bản hiện hành. Ngoài chuyện pháp lý, có những rủi ro rất thực tế: kẻ gian dùng tên cha mẹ, năm sinh, quê quán để giả làm người quen hỏi vay tiền, hoặc đoán câu hỏi bảo mật của tài khoản.
Cách nhiều họ làm là chia hai lớp. Lớp công khai, nếu muốn đăng lên mạng, chỉ gồm các đời đã mất, lịch sử họ, nhà thờ họ. Lớp nội bộ gồm các đời còn sống, chỉ chia cho người trong họ qua đường riêng, có mật khẩu. Năm sinh, nơi ở của trẻ em không nên đưa vào lớp công khai trong bất kỳ trường hợp nào.
Ai giữ chìa khoá bản số của họ
Nhiều dự án số hoá gia phả mất trắng không phải vì kỹ thuật, mà vì chỉ một người biết tệp ở đâu và mật khẩu là gì. Người đó đi xa, ốm, qua đời, và bản số coi như không còn. Vì vậy, ngay khi bắt đầu, họ nên cử ít nhất hai người cùng giữ quyền truy cập, ở hai chi hoặc hai nơi khác nhau.
Tài khoản lưu trữ trực tuyến nên đứng tên một địa chỉ thư điện tử chung của họ, không phải tài khoản cá nhân của ai, và hai người giữ cùng biết cách đăng nhập. Thông tin đăng nhập ghi trên giấy, niêm phong, giao cho trưởng họ cất cùng bản gốc. Mỗi khi đổi mật khẩu thì thay tờ giấy niêm phong.
Khi người giữ phả bàn giao cho người kế nhiệm, việc bàn giao nên có biên bản ngắn: các bản số ở đâu, tài khoản nào, đã kiểm lần cuối khi nào. Đây là tài sản chung của dòng họ, việc bàn giao xứng đáng được làm cẩn thận như bàn giao sổ quỹ.
Nếu muốn có hộp hoặc tủ nhỏ để cất bản gốc và bản niêm phong ở nhà thờ họ, có thể xem thêm đồ thờ có mô tả chất liệu rõ ràng trên Vật Phẩm Phong Thủy, chọn loại gỗ khô, kín, dễ kiểm tra.
Câu hỏi thường gặp
Có nên đăng gia phả lên mạng cho con cháu ở xa dễ xem không?
Có thể, nhưng nên chia lớp. Phần các đời đã mất, lịch sử họ, nhà thờ họ có thể chia sẻ rộng. Phần các đời còn sống, nhất là trẻ em, chỉ nên chia cho người trong họ qua đường riêng có mật khẩu, để tránh bị lợi dụng thông tin cá nhân.
Dùng phần mềm cây gia đình có thay được bản giấy không?
Không nên coi là thay thế. Phần mềm giúp tra cứu và vẽ sơ đồ nhanh, nhưng có thể ngừng hoạt động. Nên định kỳ xuất dữ liệu ra định dạng phổ biến, giữ cùng bản PDF và ảnh bản gốc, và vẫn duy trì bản giấy ở nhà thờ họ.
Bao lâu thì nên kiểm lại bản số một lần?
Mỗi năm một lần là hợp lý, có thể gắn với dịp giỗ họ hay họp họ đầu năm. Kiểm từng nơi cất xem tệp còn mở được không, thiết bị lưu còn chạy không, tài khoản trực tuyến còn đăng nhập được không, rồi ghi ngày kiểm vào tệp giới thiệu.
Ai nên là người giữ bản số của họ?
Nên là ít nhất hai người do họ cử, ở hai nơi khác nhau, có chút hiểu biết về máy tính và đủ cẩn thận. Không cần là người nhiều tuổi hay giữ chức vụ trong họ. Quan trọng là có người dự phòng và việc bàn giao được ghi lại.
Gửi gia phả qua nhóm chat của họ có an toàn không?
Nhóm chat tiện để báo tin, nhưng không phải nơi lưu trữ, vì tệp có thể bị xoá, nhóm có thể giải tán, và ai trong nhóm cũng chuyển tiếp được ra ngoài. Nên gửi bản lớp công khai qua nhóm, còn bản đầy đủ chia qua đường có kiểm soát.
Bản số có thay được bản gốc chữ Hán Nôm cũ không?
Không. Bản số giúp bảo vệ nội dung và giảm việc đụng chạm vào bản gốc, nhưng bản gốc là hiện vật có giá trị riêng về chất liệu, nét chữ, dấu vết thời gian. Hai thứ bổ sung cho nhau; bản gốc vẫn cần được cất giữ cẩn thận.