Khi đã có bản gia phả mới, họ nên phân biệt ba loại bản: một bản gốc giữ ở nhà thờ họ, các bản chia cho từng chi, và bản số để tra cứu; bản in nên chọn khổ dễ cầm, giấy bền, chữ đủ lớn cho người lớn tuổi, có in thử để các chi soát trước khi in đủ số lượng, và có sổ ghi rõ ai nhận bản nào. Mọi khoản chi cho việc in được ghi vào sổ quỹ họ và công khai.
Nhiều họ bỏ ra cả năm để thu thông tin và chép phả, rồi lại vội vàng ở khâu in, cho ra những cuốn chữ nhỏ khó đọc, phả đồ bị cắt mất nửa, hoặc in nhầm bản chưa sửa. Bài đi qua từng quyết định của khâu in và chia, để công sức trước đó không bị phí ở bước cuối. Bài không nêu giá, không giới thiệu nơi in nào.
Bản gốc, bản chia, bản số: mỗi bản một vai trò
Bản gốc là bản họ chính thức thừa nhận, có chữ ký hoặc xác nhận của trưởng họ và người chép phả, ghi năm hoàn thành. Bản này giữ ở nhà thờ họ hoặc nhà người được họ giao, cất kỹ, ít khi mở. Khi có tranh luận về một chi tiết, bản gốc là căn cứ cuối cùng.
Bản chia là bản in hoặc bản sao gửi cho từng chi, từng ngành, có khi cho từng gia đình muốn có. Bản này để đọc, để mang ra trong ngày giỗ, để con cháu lật xem. Nó được dùng nhiều nên sẽ cũ, sẽ có người ghi chú bút chì vào lề; điều đó chấp nhận được vì bản gốc vẫn còn nguyên.
Bản số là tệp lưu trên máy, dùng để tra cứu nhanh, để gửi cho người ở xa, và để lần tục phả sau không phải gõ lại từ đầu. Bản số nên được tạo cùng lúc với bản in, từ cùng một tệp, để ba loại bản không bao giờ lệch nội dung.
Trước khi in, họ nên quyết định số lượng mỗi loại: bao nhiêu chi, mỗi chi mấy cuốn, có bán hay tặng cho gia đình muốn có thêm không, có gửi một bản cho thư viện địa phương không. Số lượng này ảnh hưởng tới cách in và chi phí.
Chọn khổ, giấy và kiểu chữ
Không có lựa chọn đúng cho mọi họ, nhưng có những cân nhắc chung. Bảng dưới tóm các lựa chọn hay gặp và điều nên nghĩ tới với mỗi lựa chọn:
| Hạng mục | Lựa chọn hay gặp | Điều nên cân nhắc |
|---|---|---|
| Khổ sách | Khổ A4 hoặc nhỏ hơn một chút, đóng dọc | Khổ lớn dễ đọc và dễ in phả đồ, nhưng nặng và khó cất trong tủ thờ |
| Giấy ruột | Giấy trắng ngà, định lượng vừa, không quá bóng | Giấy bóng loá dưới đèn, khó đọc với người già; giấy mỏng dễ thấm mực |
| Bìa | Bìa cứng bọc vải hoặc giả da, chữ ép nhũ | Bìa cứng bền hơn nhiều với bản chia hay được lật |
| Cỡ chữ | Thân chữ đủ lớn để người lớn tuổi đọc không cần kính lúp | In thử một trang và nhờ cụ cao tuổi nhất đọc |
| Kiểu chữ | Một kiểu chữ có chân, rõ dấu tiếng Việt | Tránh chữ kiểu thư pháp cho phần thân, chỉ dùng ở tiêu đề |
| Phả đồ | Trang gấp khổ lớn đóng kèm hoặc tờ rời trong bìa sau | Phả đồ cắt nhỏ qua nhiều trang rất khó đọc |
Nếu cuốn phả có ảnh chụp bản gốc chữ Hán Nôm, văn bia, sắc phong, nên in phần này trên giấy tốt hơn và có kích thước đủ để nhìn rõ nét chữ, vì giá trị của nó nằm ở chỗ người đọc có thể đối chiếu.
Với họ ít người, in bản chia bằng cách đóng gáy lò xo cũng là một lựa chọn gọn, dễ thay trang khi có bổ sung.
Trình bày trang cho người đọc thật
Mỗi trang có tiêu đề chạy. Đầu hoặc chân mỗi trang ghi đời và chi đang trình bày, để người đọc lật giữa chừng vẫn biết mình đang ở đâu.
Mỗi mục người bắt đầu bằng mã và tên in đậm. Mắt người đọc tìm tên trước; mã ngay bên cạnh giúp tra chéo sang phả đồ.
Có mục lục và bảng tra tên. Mục lục theo đời và chi ở đầu, bảng tra tên xếp theo chữ cái ở cuối, kèm số trang. Đây là phần nhiều cuốn phả thiếu nhất, mà lại là phần người trẻ dùng nhiều nhất.
Ảnh đặt cạnh mục người, không gom về cuối. Nếu có ảnh chân dung hay ảnh gia đình, đặt gần mục của người đó, kèm chú thích ai, năm nào. Ảnh gom về cuối sách thường không ai biết ai là ai sau một đời.
Đánh số trang liên tục, kể cả phụ lục. Bảng tra tên, mục lục, các dẫn chiếu trong phả ký đều dựa vào số trang. Đánh số lại từ đầu ở mỗi phần khiến người đọc phải ghi kèm tên phần, rất dễ nhầm.
Chừa trang trống cuối mỗi chi. Để các gia đình tự ghi thêm sinh, mất, cưới hỏi bằng tay, rồi lần tục phả sau gom về. Ghi rõ ở đầu trang trống là phần ghi bổ sung của gia đình.
Những trang đầu của bản in
Trang đầu tiên sau bìa nên trả lời ngay những câu người cầm sách sẽ hỏi: đây là gia phả của họ nào, ở làng nào, tỉnh nào theo địa danh hiện hành, in lần thứ mấy, năm nào, ai chủ trì, ai chép, ai duyệt. Nhiều cuốn phả in đẹp nhưng thiếu trang này, hai mươi năm sau con cháu không biết mình đang cầm bản nào trong mấy lần in.
Tiếp theo là các lời tựa của những lần lập phả, tục phả trước, giữ nguyên văn, rồi đến lời tựa của lần này. Sau đó là phàm lệ: cách đánh số, ký hiệu trên phả đồ, cách ghi con gái, con nuôi, nàng dâu. Phàm lệ đặt ở đầu sách để ai đọc cũng gặp trước, không để lẫn trong phụ lục.
Nếu họ có tộc ước hoặc lệ họ đang áp dụng, nhiều cuốn phả in thành một mục riêng sau phàm lệ. Một số họ thêm một trang ghi những điều con cháu nên biết về nhà thờ họ, khu mộ, ngày giỗ tổ. Phần này nên ngắn, thực tế, viết bằng giọng gần gũi để người trẻ đọc được.
Cuối cùng là trang ghi bản quyền nội bộ: cuốn phả là tài sản chung của dòng họ, muốn sao chép toàn bộ hoặc đăng lên mạng thì hỏi ý trưởng họ. Câu này không có giá trị pháp lý lớn, nhưng nhắc mọi người rằng trong sách có thông tin về người còn sống.
Duyệt bản in thử trước khi in đủ số lượng
Lỗi trong bản in thì không sửa được nữa, trừ khi in lại. Vì thế bước duyệt in thử đáng bỏ thời gian:
- In một bản thử hoàn chỉnh, đóng tạm, đúng khổ giấy và cỡ chữ dự định.
- Gửi bản thử, hoặc trang của từng chi, cho đầu mối các chi soát tên người, thứ tự con, ngày giỗ, nơi an táng.
- Nhờ một cụ cao tuổi đọc thử vài trang để kiểm cỡ chữ và độ dễ đọc.
- Mở phả đồ gấp, kiểm nét nối có bị đứt ở chỗ gấp không, có ô nào bị cắt không.
- Gom tất cả góp ý vào một danh sách, nhóm chép phả sửa trên tệp gốc, ghi lại đã sửa những gì.
- Trưởng họ duyệt bản cuối, ký hoặc ghi xác nhận vào trang đầu của bản gốc, rồi mới in số lượng.
Đừng in số lượng lớn ngay khi chưa duyệt chỉ vì muốn kịp ngày giỗ họ. Nếu thời gian gấp, in vài bản để trình trong lễ, phần còn lại in sau khi đã sửa xong.
Chia cho các chi: ai nhận và ghi sổ giao nhận
Thông lệ là mỗi chi nhận ít nhất một cuốn, do trưởng chi hoặc người được chi cử giữ. Các gia đình muốn có riêng thì đăng ký thêm. Người giữ cuốn của chi có trách nhiệm cho các nhà trong chi xem khi cần, và báo lại cho nhóm chép phả khi chi có thay đổi.
Việc giao nhận nên được ghi vào một sổ: số cuốn, ai nhận, nhận cho chi nào, ngày nào, có chữ ký. Nghe có vẻ hình thức, nhưng sau mười, hai mươi năm, khi cần tìm lại một cuốn, sổ này là thứ duy nhất cho biết nó đã đi đâu. Với họ đông người, đánh số từng cuốn ở trang đầu cũng giúp theo dõi.
Với con cháu ở xa, kể cả ở nước ngoài, có thể gửi bản số kèm một cuốn in qua người thân về quê. Nhiều gia đình ở xa coi cuốn phả là món quà quý nhất từ quê nhà; một lời nhắn của trưởng họ kèm theo sẽ làm món quà ấy có ý nghĩa hơn. Nếu gia đình ở nước ngoài có con nhỏ không đọc thạo tiếng Việt, một trang tóm tắt ngắn về dòng họ bằng ngôn ngữ các cháu dùng hằng ngày sẽ giúp cuốn phả không chỉ nằm trên giá sách.
Chi phí in ấn: minh bạch và tự nguyện
Chi phí in gia phả phụ thuộc nhiều yếu tố: số trang, số lượng, loại giấy, bìa cứng hay mềm, có in màu ảnh hay không, phả đồ gấp khổ lớn. Mỗi nơi in một mức, nên họ có thể hỏi vài nơi, so các hạng mục cụ thể thay vì chỉ so tổng tiền. Ví dụ giả định: cùng một nội dung, bản bìa mềm in đen trắng và bản bìa cứng in màu có thể chênh nhau vài lần.
Tiền in thường lấy từ quỹ họ hoặc từ đóng góp tự nguyện cho riêng việc này. Dù theo cách nào, nên ghi rõ vào sổ quỹ: tổng dự toán, đã thu của ai bao nhiêu, đã chi cho hạng mục gì, còn lại bao nhiêu. Công khai số liệu trong buổi họp họ hoặc dán bảng ở nhà thờ họ.
Không nên ép các gia đình đóng góp theo mức cố định, cũng không nên ghi tên người đóng nhiều in to ở đầu sách như một sự phân hạng. Nhiều họ chỉ ghi danh sách người đóng góp ở phụ lục, xếp theo chi, không ghi số tiền, để ai cũng thấy công của mình được ghi nhận mà không ai thấy bị so sánh.
Câu hỏi thường gặp
Nên in bao nhiêu cuốn gia phả là đủ?
Thường mỗi chi một đến hai cuốn, cộng một bản gốc ở nhà thờ họ và vài cuốn dự phòng. Gia đình nào muốn có riêng thì đăng ký thêm trước khi in. Với họ ở nhiều nơi, có thể in ít bản giấy hơn và gửi bản số cho người ở xa.
Có nên in gia phả màu không?
Phần chữ in đen trắng là đủ và bền. In màu hợp với phần ảnh chụp bản gốc, văn bia, ảnh gia đình. Nhiều họ chọn in đen trắng phần thân và in màu riêng vài trang phụ lục để vừa rõ vừa đỡ tốn.
Phả đồ quá lớn thì in thế nào?
Có thể in phả đồ tổng trên một tờ khổ lớn gấp lại, đóng ở cuối sách hoặc để trong túi bìa sau, còn phả đồ từng chi in khổ thường trong thân sách. Với họ rất đông, phả đồ tổng có thể làm thành bản treo riêng ở nhà thờ họ.
Cuốn phả chia cho chi bị mất thì làm sao?
Báo cho người giữ sổ giao nhận để ghi lại, rồi xin một cuốn dự phòng hoặc in bổ sung từ tệp gốc. Đây là lý do nên giữ tệp in cuối cùng cẩn thận và in dư vài cuốn dự phòng ngay từ đầu.
Có nên ghi tên người đóng góp vào gia phả không?
Nhiều họ có phụ lục ghi danh người góp công góp của cho lần lập phả hoặc tục phả. Nên xếp theo chi hoặc theo chữ cái, không ghi số tiền và không xếp theo mức đóng, để ghi nhận tấm lòng chứ không phân hạng con cháu.
Có thể bán gia phả cho người trong họ để bù chi phí không?
Một số họ thu một khoản cho mỗi cuốn đăng ký thêm ngoài số chia cho chi, để bù chi phí in. Khoản này nên được bàn trong họ, ghi vào sổ quỹ và công khai. Không nên đặt điều kiện phải trả tiền mới được xem phả.