Để một dòng họ có con cháu ở nhiều tỉnh và nhiều nước vẫn gắn kết, nhiều họ dựa vào ba thứ: một danh sách thành viên được cập nhật đều, một hai nhóm liên lạc có lệ dùng rõ ràng, và những người đầu mối ở từng nơi con cháu sống tập trung. Công cụ thì nhiều, nhưng điều quyết định là có người giữ và có nếp dùng.
Bài này nói về việc giữ liên lạc thường xuyên trong một họ đã biết nhau. Việc tìm họ hàng thất lạc, tìm quê gốc là đề tài riêng trên trang. Ở đây, bạn sẽ thấy cách lập danh sách, cách tổ chức nhóm, những lệ nên có để nhóm không thành nơi cãi vã, và cách giữ thông tin cá nhân của con cháu an toàn.
Vì sao liên lạc là việc khó nhất của họ hôm nay
Một họ ở làng xưa không cần danh sách: ai cũng biết nhà ai ở đâu, con cái tên gì. Ngày nay, chỉ sau một hai thế hệ, con cháu đã ở khắp các tỉnh, có người ra nước ngoài từ nhiều năm, có cháu sinh ra ở nước ngoài không nói thạo tiếng Việt. Người ở quê không còn biết hết con cháu, người ở xa không biết ai đang lo việc họ.
Hệ quả thấy rõ: tin buồn đến muộn, gia phả thiếu cả một nhánh, quỹ họ chỉ dựa vào vài nhà ở gần, giỗ thuỷ tổ ngày càng thưa người. Nhiều cụ cao tuổi lo rằng sau thế hệ mình, các cháu sẽ không còn biết họ hàng là ai.
Tin tốt là công cụ liên lạc hiện nay rất sẵn và rẻ. Cái khó không còn là phương tiện mà là tổ chức: ai lập danh sách, ai giữ nhóm, ai cập nhật, ai nhắc người ở xa. Họ nào giải quyết được những câu hỏi đó thì khoảng cách địa lý không còn là trở ngại lớn.
Danh sách thành viên: nên ghi gì và không nên ghi gì
Danh sách khác gia phả. Gia phả ghi lại các đời, có cả người đã mất; danh sách liên lạc chỉ để biết ai đang sống ở đâu, liên hệ thế nào. Hai thứ bổ sung cho nhau nhưng nên giữ riêng.
| Nên ghi | Lý do | Không nên ghi hoặc cần cân nhắc |
|---|---|---|
| Họ tên, thuộc chi nào, con ai | Để đặt người vào đúng chỗ trong họ | Số căn cước, ngày sinh đầy đủ |
| Nơi sống ở mức tỉnh, thành phố hoặc nước | Để biết ai ở gần ai, ai đại diện nơi nào | Địa chỉ nhà cụ thể trong bản chia sẻ rộng |
| Một cách liên lạc người đó đồng ý cung cấp | Để báo tin việc họ | Mọi số điện thoại, mọi tài khoản mạng xã hội |
| Người đầu mối của gia đình đó | Với gia đình đông người, chỉ cần một người nhận tin | Thông tin của trẻ em ngoài họ tên |
| Ngôn ngữ thuận tiện với người ở nước ngoài | Để biết cần nhắn tiếng Việt hay nhờ người dịch | Chuyện riêng: nghề nghiệp, thu nhập, hôn nhân |
Danh sách đầy đủ chỉ nên do một hai người trong ban liên lạc giữ. Bản chia sẻ cho cả họ chỉ cần họ tên, chi và nơi sống ở mức tỉnh hoặc nước. Ai muốn liên lạc riêng thì hỏi qua người giữ danh sách, người này hỏi ý người kia trước khi đưa số.
Lập danh sách lần đầu
Với một họ chưa có danh sách, việc lập từ đầu có thể mất vài tháng. Một cách làm gợi ý:
- Mỗi chi cử một người gom thông tin trong chi mình, bắt đầu từ các nhà ở quê rồi lan ra những nhà ở xa qua người thân.
- Dùng một mẫu chung cho mọi chi, ít cột, dễ điền. Mỗi gia đình điền một dòng cho hộ mình.
- Hỏi rõ mỗi gia đình đồng ý chia sẻ thông tin nào và với ai. Ghi sự đồng ý đó vào danh sách.
- Người giữ danh sách chung gộp các chi, kiểm trùng, đối chiếu với gia phả để phát hiện nhánh nào còn thiếu.
- Gửi bản rút gọn cho trưởng các chi kiểm lại, sửa sai trước khi dùng.
- Đặt lịch cập nhật, ví dụ mỗi năm một lần trước buổi họp họ đầu năm.
Danh sách không cần đầy đủ ngay lần đầu. Một danh sách đúng một nửa họ nhưng được cập nhật đều có giá trị hơn một danh sách đủ cả họ nhưng năm năm không ai sửa.
Nhóm liên lạc: một nhóm hay nhiều nhóm
Nhóm thông báo của cả họ. Chỉ trưởng họ, ban liên lạc và đầu mối các chi đăng tin; con cháu đọc. Dùng cho tin giỗ họ, họp họ, tin hiếu, báo cáo quỹ. Nhóm này yên tĩnh nên ai cũng đọc được tin quan trọng.
Nhóm trò chuyện chung. Cho mọi người chia sẻ ảnh, chúc mừng, hỏi han. Nên có nhưng tách khỏi nhóm thông báo, để tin quan trọng không bị trôi giữa hàng trăm lời chúc.
Nhóm của từng chi. Chi đông người nên có nhóm riêng để lo việc trong chi và gom ý kiến trước khi đưa lên họ.
Nhóm theo nơi sống. Con cháu ở cùng một thành phố hoặc một nước có thể có nhóm riêng để gặp nhau, giúp nhau tại chỗ, rồi cử một người làm cầu nối với ban ở quê.
Ai quản trị nhóm. Mỗi nhóm nên có ít nhất hai người quản trị, một người lớn tuổi và một người trẻ, để khi một người bận hay đổi số, nhóm không bị bỏ hoang.
Lệ dùng nhóm để không thành nơi cãi vã
Nhóm của họ dễ có đủ thứ tin nhắn: quảng cáo bán hàng, tin đồn, chuyện chính trị, tranh luận nặng lời. Một vài lệ ngắn, ghim ở đầu nhóm, giúp giữ không khí:
- Nhóm dành cho việc chung của họ và chuyện vui buồn của con cháu.
- Không đăng quảng cáo, mời mua bán, kêu gọi góp vốn hay vay tiền.
- Không đăng tin chính trị, tin chưa rõ nguồn, nội dung gây tranh cãi.
- Chuyện riêng giữa hai người hoặc hai nhà thì nhắn riêng.
- Không chia sẻ ảnh, thông tin của người khác, nhất là trẻ em, khi chưa được phép.
- Tin hiếu đăng sau khi gia đình đồng ý, nội dung ngắn gọn.
- Người quản trị được nhắc nhở, và nếu cần thì tạm mời ra khỏi nhóm thông báo người vi phạm nhiều lần.
Lệ nên do ban liên lạc đề xuất và thông qua ở buổi họp họ, để người quản trị khi nhắc nhở có căn cứ, không bị coi là ý riêng.
Con cháu ở thành phố: gặp mặt tại chỗ và làm cầu nối về quê
Ở các thành phố lớn, nhiều họ có hàng chục, có khi hàng trăm hộ con cháu sinh sống. Những người này thường gặp nhau ít hơn cả họ hàng ở quê, vì đường xa, việc bận, nhiều người không biết người kia cùng họ. Một số họ lập nhóm con cháu tại thành phố, gặp mặt mỗi năm một hai lần, thường vào dịp cuối năm hoặc trước giỗ thuỷ tổ, để làm quen, chia sẻ tin tức và chuẩn bị cùng nhau về quê.
Nhóm tại chỗ có ích ở nhiều việc. Khi có người trong họ ốm nằm viện ở thành phố, nhóm có người đến thăm thay cả họ. Khi một cháu từ quê lên học, nhóm giúp tìm chỗ ở, giới thiệu người quen. Khi họ ở quê cần góp quỹ cho việc lớn, nhóm gom đóng góp và gửi về một lần, có danh sách rõ ràng.
Nhóm tại chỗ nên cử một người làm cầu nối với ban liên lạc ở quê, dự các buổi họp ban khi có thể, và chuyển thông tin hai chiều. Điều nên tránh là để nhóm thành phố tách thành một "họ riêng", tự quyết các việc của cả họ. Việc chung vẫn do họ bàn chung, nhóm ở xa đóng góp ý kiến qua người đại diện.
Cảnh giác lừa đảo qua nhóm của họ
Mạo danh người thân để hỏi vay tiền. Kẻ gian có thể chiếm tài khoản của một người trong họ rồi nhắn riêng cho người khác xin chuyển tiền gấp. Lệ chung nên là: mọi lời hỏi vay, nhờ chuyển tiền qua tin nhắn đều phải gọi điện hoặc gọi video xác nhận trực tiếp với người đó.
Giả làm ban liên lạc kêu gọi góp quỹ. Họ chỉ nên dùng một tài khoản chung đã thông báo trong buổi họp và ghim trong nhóm thông báo. Bất kỳ lời kêu gọi chuyển vào tài khoản khác đều phải hỏi lại trưởng ban hoặc thủ quỹ.
Đường dẫn lạ trong nhóm. Không bấm vào đường dẫn lạ, kể cả khi do người quen gửi, nhất là những lời mời nhận quà, xem ảnh, cập nhật thông tin. Người quản trị nên xoá ngay và báo cho cả nhóm.
Thu thập thông tin để làm hồ sơ giả. Không gửi ảnh giấy tờ tuỳ thân, số tài khoản lên nhóm chung. Danh sách thành viên chỉ giữ ở người được giao, như đã nói ở trên. Người cao tuổi trong họ thường dễ bị lừa nhất, nên được con cháu nhắc riêng những điều này.
Con cháu ở nước ngoài và thế hệ không đọc thạo tiếng Việt
Với con cháu sống ở nước ngoài lâu năm, rào cản lớn nhất thường là ngôn ngữ và múi giờ. Các cháu sinh ra ở đó có thể nghe hiểu tiếng Việt nhưng đọc chậm, viết khó. Một tin nhắn dài toàn tiếng Việt về lệ giỗ họ dễ bị bỏ qua. Ban liên lạc có thể nhờ một người trẻ trong họ thạo cả hai thứ tiếng tóm tắt những tin quan trọng, hoặc gửi kèm ảnh, video ngắn của buổi lễ.
Múi giờ khác nhau khiến họp trực tuyến khó sắp. Thay vì họp chung, nhiều họ ghi lại phần báo cáo, gửi sau cho các nhà ở nước ngoài, và nhận ý kiến bằng tin nhắn trong vài ngày.
Điều có sức gắn kết nhất với thế hệ trẻ ở xa thường là những câu chuyện: ảnh nhà thờ họ, ảnh mộ ông bà, lời kể của các cụ về đời trước. Một số họ ghi âm các cụ kể chuyện và lưu lại cho cả họ. Khi các cháu về thăm quê, những câu chuyện ấy giúp các cháu thấy mình có chỗ thuộc về, chứ không chỉ là khách.
Cuối cùng, người ở xa thường muốn góp cho họ nhưng ngại không biết góp qua ai. Một đầu mối rõ ràng, một tài khoản chung đã thông báo, một lời cảm ơn công khai là đủ để họ tiếp tục gắn bó.
Câu hỏi thường gặp
Có nên đưa toàn bộ danh sách dòng họ lên nhóm chung không?
Không nên. Danh sách đầy đủ có số điện thoại và nơi ở chỉ nên do một hai người trong ban giữ. Bản chia sẻ rộng chỉ cần họ tên, chi và nơi sống ở mức tỉnh hoặc nước, để tránh lộ thông tin cá nhân.
Ai nên làm quản trị nhóm liên lạc của họ?
Nên có ít nhất hai người, thường một người lớn tuổi được cả họ tin và một người trẻ dùng điện thoại thạo. Cả hai đều do ban liên lạc cử và được thông báo trong buổi họp họ.
Có người trong nhóm của họ đăng quảng cáo bán hàng thì làm thế nào?
Người quản trị nhắn riêng nhắc lệ nhóm một cách nhẹ nhàng. Nếu lặp lại nhiều lần, có thể xoá tin và đề nghị người đó dùng nhóm trò chuyện hoặc nhắn riêng. Lệ nhóm nên được ghim sẵn để có căn cứ.
Làm sao để con cháu ở nước ngoài quan tâm tới việc họ?
Gửi tin ngắn, có ảnh, có người dịch khi cần; mời các cháu góp ý vào những việc hợp với mình như số hoá gia phả, khuyến học. Kể cho các cháu những câu chuyện về ông bà thường có tác dụng hơn những thông báo dài.
Danh sách liên lạc của họ có cần sự đồng ý của từng người không?
Nên có. Khi gom thông tin, hỏi rõ mỗi gia đình đồng ý chia sẻ gì và với ai, rồi ghi lại. Pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân ngày càng chặt, và tôn trọng sự riêng tư cũng giúp mọi người yên tâm tham gia.
Họ nhỏ có cần nhiều nhóm như vậy không?
Không cần. Họ vài chục nhà chỉ cần một nhóm chung với vài lệ đơn giản và một người giữ danh sách. Khi họ đông lên hoặc tin nhắn quá nhiều làm trôi mất tin quan trọng thì mới tách nhóm.